Recherche des missions

Pour travailler sur un ensemble déterminé de missions, la saisie des critères de recherche vous permet de les sélectionner.

Liste des missions

La liste affichée correspond aux missions filtrées selon vos critères de recherche.
Sur chaque ligne mission sont affichées les rubriques d'identification de la mission ainsi que le nombre d'intervenants affectés sur cette mission.
La sélection d'une mission produit l'affichage détaillé de celle-ci en partie basse de l'écran sous forme de 2 onglets.

Les onglets

• Mission
• Affectations

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Mission

Il s'agit des informations d'identification de la mission sélectionnée. Le bouton Détails  permet d'ouvrir une fenêtre popup, qui affiche l'ensemble des caractéristiques de la mission, en consultation uniquement.

Sachez que: la sélection d'une mission d'interrogation "EC" de type "INEC" déclenche l'appel au webservice CYCLADES afin d'alimenter la mission des commissions qui lui ont été affectées dans CYCLADES.
L'affectation ne sera pas possible si aucune commission n'a été importée. Un message d'alerte le signalera.

Affectations

Il s'agit de la liste du ou des intervenants affectés à la mission sélectionnée.

La barre d'outils permet d'ajouter, de rechercher des intervenants, de les supprimer par sélection unitaire ou en masse en les sélectionnant tous.

Le bouton "Editer les convocations" permet d'accéder directement à l'activité de convocation avec des paramètres préremplis en liaison avec l'affectation. L'affectation de l'intervenant doit être enregistrée au préalable. Après vérification des paramètres, la convocation peut être générée.

A noter : lorsque le nombre d'intervenants à affecter est supérieur à 200, et si la mission ne comporte qu'une commision à affecter (ou bien si la mission de délibération à affecter ne comporte qu'un jury) l'affectation est réalisée en tant que tache planifiée. Dans ce contexte si des modifications d'affectation ou des consultations de "détails" doivent être effectuées elles ne seront possibles qu'une fois l'affectation effectuée.

Sur chaque ligne d'affectation, le bouton  ...   permet d'accéder au détail de l'affectation de l'intervenant par l'ouverture d'une fenêtre popup.
Le bouton 'Détail' est de couleur orange dès lors que l'intervenant est d'origine IMAG'IN et que son académie d'origine n'est pas renseignée.

Lors de l'accès au bouton détail '...', une fenêtre est affichée et présente en partie haute les caractéristiques de l'intervenant, l'académie d'origine est alors saisissable si elle n'est pas renseignée.

A noter que : la saisie d'une commission dans le détail de l'affectation est obligatoire si la mission comporte plusieurs commissions, à l'exception du cas où les clés commission sont identiques, une des commissions étant alors définie par défaut lors de l'affectation d'un intervenant (il est toujours possible de modifier la commission dans le détail de l'affectation).

En partie basse le détail de l'affectation est présenté sous forme de 3 onglets : Affectation, Date, Observation :

 onglet Affectation 

Il s'agit de renseigner les informations principales de l'affectation, suivant le type de la mission à affecter, vous allez renseigner le jury ou la commission (ou encore la salle pour une mission de surveillance générée à partir des données d'affectation CYCLADES), éventuellement ajouter d'autres commissions pour affecter l'intervenant à plusieurs commissions de la mission.
Vous pouvez préciser la qualité de l’intervenant sur la mission, au niveau de la mission ou du jury, ainsi que la salle où se déroulera la mission pour l'intervenant (notez que si l’épreuve fait l’objet de corrections dématérialisées dans l’application SANTORIN, les qualités proposées sont celles utilisées dans SANTORIN).
Si l'épreuve-option est "gérée par établissement" et que le centre de la mission est "SANTORIN", alors il s'agit d'une mission de coordination/harmonisation, seule la qualité "SCOOR" est proposée.
La qualité "Coordinateur Santorin" est automatiquement attribuée pour les intervenants affectés aux missions épreuve pratique "ECE" (PRECE) de centre "SANTORIN".
Si au sein de la mission l’intervenant est affecté à plusieurs jurys vous pouvez renseigner sa qualité pour chacun de ces jurys.
Lorsqu'il est présent le bouton "Ajouter tous les jurys" permet d'affecter l'intervenant en tant que Président de Jury à l'ensemble des jurys de la mission de délibération.

Noter que :
pour une mission de Contrôle de conformité de dossiers (CCONF), le choix d'une qualité de mission est obligatoire.

Noter que :
- Pour une mission de délibération importée de Cyclades (DL, DL2), la liste des qualités proposée est limitée aux valeurs suivantes:

pour les présidents : "CY-PJ" pour "président de jury" ou "CY-PS" pour "président professionnel salarié" ou "CY-PE" pour "président professionnel employeur",

pour les vice-présidents "CY-VP" pour "vice-président" ou "CY-VS" pour "vice-président professionnel salarié" ou "CY-VE" pour "vice-président professionnel employeur",

"CY-MP" pour les membres professionnels,

"CY-ME" pour les membres de l’enseignement.

L'attribution d'une qualité est obligatoire pour une affectation "Président de jury" (une seule affectation possible) ou "Vice-président de jury" (2 affectations autorisées).

- Pour une mission de délibération créée dans IMAGIN (DL, DL2, CYDL et CYDL2), la liste des qualités jury n'est pas limitée. Cependant, seule la qualité jury de "Responsable de la délibération (CY-RD) permet l'accès au portail jury concours de Cyclades.

Noter que :
- la saisie d'un jury est obligatoire si le type de mission est de niveau jury, la saisie d'une commission est obligatoire si la mission comporte une liste de commissions.
- concernant la saisie d’autres commissions :
   -> la possibilité via la rubrique ‘Autres commissions’ d’affecter à l’intervenant d’autres commissions de la mission est principalement prévue pour permettre de remettre plusieurs paquets de copies à un même intervenant.
   -> si la mission est de niveau commission (épreuves orales, pratiques, sportives) un conflit bloquant est détecté si les commissions se déroulent aux mêmes dates. Toutefois ce contrôle n'est plus réalisé dès lors que vous effectuez une affectation spécifique via le bouton   Modifier dates affectation  de l'onglet 'Date'

Noter que :
pour l'épreuve orale du "Grand Oral" des BGT, la liste des commissions est affichée avec, lorsqu'il est déterminé, le libellé de l'enseignement "pivot", puis le libellé du couple de spécialités des candidats. L'enseignement de spécialité "pivot" est déterminé en fonction de la spécialité commune aux candidats de la commission.

 onglet Date 

Il s'agit de la ou des date(s) d'affectation de l'intervenant, vous pouvez modifier les dates et horaires d'affectation via le bouton  Modifier dates affectation  situé au milieu de l'écran, puis vous sélectionnez via la case à cocher située en fin de ligne, la date que vous souhaitez conserver ou modifier.
Noter que :
- la modification d'une date d'affectation est possible quelque soit le type de date ('A partir de ...', 'Du ... Au ...', 'Le ...').
- si une date de mission de type 'Du... Au...' est découpée en plusieurs lignes, les nombres de candidats inscrits et présents ne seront plus affichés.

 onglet Observation 

Il s'agit de l'observation qui sera portée sur la convocation, vous pouvez la modifier via le bouton  Modifier l'observation  situé au milieu de l'écran.

La prise en compte des modifications faites dans la fenêtre popup s'effectue via le bouton  Modifier  situé en bas de la fenêtre popup.

Détail de la colonne 'Affectation' si celle-ci à été complétée via le bouton  ...  :
- la mention 'Conflit Forcé' indique qu'un conflit a été détecté et forcé via la case à cocher 'Forcer les conflits de date'
- la mention 'Convoquée' est affichée si l'affectation a fait l'objet d'un traitement de convocation officiel,
- la qualité de l'intervenant dans le jury si elle a été précisée,
- les commissions de la mission affectée : par exemple 'com. COM1, COM2, COM3' lorsque COM1 est affectée à l'intervenant via la rubrique 'Commission' puis COM2 et COM3 via la rubrique 'Autres commissions'
- la mention 'associée' : lorsque l'affectation sur la commission découle de l'affectation par un groupement de commissions mis en place via l'activité 'Regroupement commissions par épreuve-option' . La mise à jour de l'affectation doit être réalisée sur l'affectation 'principale',
- la mention 'Dates spéc' est affichée si l'affectation fait l'objet de dates spécifiques ou partielles,
- la mention 'Obs spéc' est affichée si l'affectation fait l'objet d'une observation spécifique.

Pour désaffecter un intervenant d'une mission :
cochez la case en fin de ligne dans la dernière colonne puis, cliquez sur le bouton  Supprimer/annuler suppression .

Noter que :
La désaffectation est possible tant que l'état de frais associé à la convocation n'est pas en cours de traitement. En effet la désaffectation provoque la suppression de l'état de frais associé.
Ci-dessous les différents cas en fonction des statuts de l'EFM :

Statut de l'EFM :	Désaffectation :
Mission non encore effectuée	oui
Mission effectuée	oui
Mission effectuée avec constat service fait	non
A valider	non
Validé	non
Transmis à la liquidation	non
Accepté	non
Rejeté	non
Demande modification PSOP	non
Annulé en PSOP	non

Noter aussi que : dans le cadre de la correction de "copies dématérialisées", il n'est pas possible de supprimer la convocation de l'intervenant si un lot à corriger lui est déjà affecté pour cette mission dans l'application SANTORIN. Cette tentative génère l'affichage d'un message d'erreur bloquant : "L'intervenant Nom Prénom a un lot de copie affecté dans SANTORIN sur cette épreuve, vous ne pouvez pas supprimer la convocation".


Comment regénérer un EFM si son statut est 'Mission Effectuée' avec constat service fait, 'A valider', 'Validé' ou 'Rejeté' ?

Il peut être nécessaire pour régler un cas de gestion particulier de régénérer l'EFM associé à la convocation. Dans ce cas la procédure suivante peut-être mise en oeuvre si le statut de l'EFM est à 'Mission Effectuée' avec constat service fait, 'A valider', 'Validé' ou 'Rejeté' :
- annuler l'EFM via l'activité 'Gestion Etat de frais',
- éventuellement modifier l'affectation,
- reconvoquer l'intervenant sur la mission via l'activité 'Traitement de convocation' pour régénérer l'EFM : il vous faut alors être vigilant pour ne convoquer que l'intervenant concerné.

Pour un intervenant d'origine IMAG'IN, lors de la fermeture de la fenêtre popup détail de l'intervenant "..." via le bouton 'Modifier' :

• si l'académie d'origine est renseignée ("Axx" différent de "A00" et différent de "...") , un appel au WebService IMAG'IN de l'académie d'origine est effectué, plusieurs cas sont alors possibles :
  - le WebService répond et l'intervenant est formellement identifié dans l'application IMAG'IN d'origine : l'académie d'origine saisie est prise en compte, et le dossier de l'intervenant est mis à jour, sachez que : vous pouvez affecter un intervenant 'écarté' dans son académie d'origine
  - le WebService répond et l'intervenant n'est pas identifié dans l'application IMAG'IN d'origine : la donnée initiale est réinitialisée à "..." (l'intervenant est peut-être à rechercher dans une autre académie).
  - le WebService ne répond pas : l'académie d'origine saisie est conservée,
• si l'académie d'origine est renseignée à "A00" ou n' est pas renseignée ("..."), la valeur est conservée telle quelle.

Plus d'informations sur les données récupérées dans votre application suite à l'appel à une application IMAG'IN distante...

Noter que : le service de gestion inter-académiques des indisponibilités est désactivé pour IMAG'IN Centrale.

La prise en compte des modifications d'affectation est effective après enregistrement via le bouton Enregistrer situé dans la barre d'outils.
De plus, à l'enregistrement :
- l'académie d'origine des intervenants est enregistrée dans un premier temps tel que décrit ci-dessus,
- pour chaque intervenant d'origine IMAG'IN dont l'académie d'origine est renseignée, un appel à l'application IMAG'IN d'origine est effectué afin de mettre à jour ses indisponibilités : l'affectation à la mission est traduite en une indisponibilité dans son académie d'origine (par exemple l'indisponibilité "CONVOCATION PAR IMAGIN RENNES (IMA14)" est créée dans l'application IMAG'IN Toulouse suite à l'affectation de l'intervenant dans IMAG'IN Rennes),

Noter que :
- si les affectations à désaffecter sont déjà convoquées, ces affectations seront marquées comme « convocation supprimée ». Si les affectations ne sont pas encore convoquées, les désaffectations suppriment simplement les affectations.

- si vous modifiez l'affectation d'une mission (commission, qualité ou jurys) déjà convoquée, alors cette affectation ne sera plus considérée comme convoqué (état « non convoqué »).

- regroupement de commissions : s'agissant de l'affectation sur une commission si l'épreuve-option fait partie d'un regroupement de commissions, l'intervenant sera affecté à l'ensemble des missions liées à la commission. Ces commissions associées seront fusionnées sur la convocation pour ne faire plus qu'une commission.
Lors de l'affectation, si plusieurs missions sont liées par le regroupement de commission et que leurs commissions ne possèdent pas la même clé commission Cyclades (les sujets de ces épreuves sont différents), un contrôle de cohérence bloque l'affectation sur les missions associées. Le message suivant s'affiche pour informer le gestionnaire: "Une ou plusieurs missions associées contiennent une commission avec une clé commission différente de celle de la mission à affecter. Celles-ci ne seront pas affectées."

- indisponibilités : un intervenant ayant des indisponibilités dans la période de la mission, ne peut pas être affecté.
Il n'est pas tenu compte des indisponibilités :
- De type "IMAXX" ou "IMSXX" (issues des convocations par académie XX) lors de l'affectation à une mission de correction dématérialisée (épreuve notée SANTORIN).
- De type "IMSXX" lors de l'affectation à n'importe quel type de mission, en d'autres termes, les affectations "IMSXX" ne sont pas prises en compte dans les tests de conflit de date.
- Pour les affectations d'épreuves de "type pratique", "gérées par établissement" et "ayant des commissions".

- un intervenant enseignant dans un établissement d'origine des candidats d'une commission, ne peut pas être affecté à cette commission par principe, mais vous pouvez forcer cette règle après la confirmation.

- Lors de l'affectation au jury en tant que président, ou vice-président, un contrôle non bloquant signale si des candidats inscrits au jury sont issus du même établissement que l'intervenant.

- conflits de dates :
  -> si l'intervenant à affecter est déjà affecté à une autre mission sur la période de la mission en cours d'affectation, un conflit de dates bloquant est détecté ou non, en tenant compte des conflits à ignorer déclarés dans le groupement de mission. Vous pourrez forcer ces conflits via l'activité 'Gestion des affectations pas intervenant' uniquement.
  -> le test de conflit n'est pas réalisé :
       - lorsque l'affectation porte sur des missions dont les dates sont passées (affectation rétroactive),
       - lorsqu'il s'agit d'épreuves de type pratique, gérées par les établissements et ayant des commissions.

-> spécifique CE2, ABE, JSP (Imagin Centrale): lorsqu'un conflit de date est détecté avec une mission des domaines CE2, ABE ou JSP lors de l'enregistrement d'une affectation sur une autre mission, une pop-up s'affiche proposant "Voulez-vous ignorer les conflits de date sur les missions CE2, JSP et ABE".

-> spécifique CE2,CGL ou CGM (Imagin Centrale): Pour les intervenants ayant une qualité avec libellé "PRESIDENT", "SECRETAIRE" ou "Responsable Délibération", le numéro téléphone mobile doit être renseigné. En cas d'absence, l'affectation sera bloquée avec un message d'erreur "L'intervenant avec qualité n'a pas de numéro de téléphone mobile. Veuillez d'abord renseigner son téléphone mobile dans Gestion des intervenants".

->spécifique missions de type EPSAC : l'affectation aux missions "COMMISSION ACADEMIQUE EPS" ne fait pas l'objet d'un test de conflit de dates.

- affectation partielle ou spécifique : un intervenant peut être affecté à une mission « partiellement » avec des « dates spécifiques » d'affectation. Ces dates ou horaires spécifiques doivent être dans la plage des dates d'origine de la mission.
Vous pouvez également renseigner une observation spécifique. Si la date d'affectation est spécifique, la mention 'Date Spec' est affichée dans la colonne 'Affection' de l'onglet Affectations. Même chose pour une observation spécifique.