Définition des
bureaux de gestion
Liste des bureaux de gestion
Il s'agit de la liste des bureaux déjà définis ou
nouvellement créés.
La sélection d'une ligne permet d'afficher les informations propres
au bureau en partie basse de l'écran sous différents onglets.
Les actions de modification ou de suppression sont alors possibles.
Noter que :
Vous ne pouvez pas supprimer un bureau si un utilisateur lui est
rattaché.
Les onglets
Les informations d'identification du bureau, ses
coordonnées précises sont affichées.
Ces informations sont reprises en entête des convocations
des intervenants
(voir aussi onglet Examens pour plus
d'informations sur les convocations en établissement).
Signataire / Ordonnateur / Centre
de coûts
Dans ce cadre, sont affichées les informations à faire
figurer sur les convocations ainsi que les informations nécessaires
pour la liquidation des frais :
- Autorité, Intitulé et Nom
: ces informations figurent en pied de convocation,
Noter que la rubrique 'Intitulé' (ou bien
l'image de la signature de l'onglet 'Edition') doit être
obligatoirement renseignée si vous souhaitez ouvrir le service
des convocations en établissement.
- Ville : il s'agit de la ville à faire figurer en entête
de la convocation,
- Libellé UAD : cette rubrique est à renseigner
si vous souhaitez personnaliser le libellé de l'UAD sur les
convocations.
D'autres informations sont prévues au niveau du bureau,
elles seront nécessaires pour la liquidation des frais de déplacements
en lien avec DT /CHORUS
- Unité admin. enveloppe budgétaire : cette information
sert à construire le code enveloppe budgétaire à
transmettre à DT (pour plus d'information à ce sujet
vous pouvez consulter l'aide en ligne de l'activité ' Export
des frais de déplacement vers DT')
- Centre de coûts : le centre de coût est une donnée
du référentiel CHORUS,
- Numen ordonnateur : l'ordonnateur est la personne qui engage
les frais de déplacement, il est obligatoire de renseigner
son NUMEN, cette information sera transmise vers DT/CHORUS lors de
l'export des frais de déplacement vers DT. Le NUMEN de l'ordonnateur
doit être connu dans la base Tiers DT,
- Nom 2ème valideur : ce champ permet de définir un second
valideur lorsque les frais engagés sont ceux de l'ordonnateur.
- Numen 2ème valideur : cette donnée est obligatoire, à
partir de janvier 2015 elle sera envoyée vers CHORUS-DT (nouveau SI
de gestion des déplacements temporaires) dans le cas où
le frais de déplacement engagé est celui de l'ordonnateur.
Cas particulier des académies d'Ile de France
: les informations propres à la liquidation sont à renseigner
non pas dans le bureau de gestion, mais dans l'onglet 'Académie
de liquidation' via l'activité 'Paramètres
de liquidation' pour chacune des sessions examen.
Il s'agit de la liste des utilisateurs rattachés
au bureau.
Le gestionnaire est relié à son bureau de gestion lors
de sa création par l'activité 'Définition
et habilitations des utilisateurs '.
Il s'agit de sélectionner les images de
logo et signature à faire figurer sur les convocations.
Il est possible d' associer un logo à un bureau de gestion
de deux manières:
Le bouton Prévisualiser vous
permet d'éditer une convocation fictive, afin d'avoir un aperçu.
La même procédure vous permet de définir l'image
de la signature.
Les formats d'image supportés sont : GIF, JPG, PNG.
Les images une fois éditées sur les convocations ont les tailles suivantes:
- Afin d'éviter les déformations, il est recommandé de respecter les ratios largeur/hauteur ci-dessus.
- Minimiser le poids (Ko) des images, l'espace pris sur vos espaces de stockage sera d'autant plus faible.
Il s'agit de la liste des examens/concours gérés
par le bureau de gestion.
Suivant vos habilitations, vous pouvez ajouter, supprimer un examen
de la liste.
Le bureau de gestion contenant les informations
à transmettre à DT (hors SIEC) pour la session
examen ( Centre de coûts, Numen ordonnateur, Nom du 2ème
valideur, Numen du 2ème valideur) ainsi que
le bureau de gestion contenant les informations à faire figurer
sur les convocations faites en établissement (logo,
l’autorité, l’intitulé, le nom du signataire,
ainsi que l’image de la signature) est identifié
de la façon suivante :
-le bureau de gestion est celui saisi dans l'onglet 'Académie
de liquidation' de l'activité 'Paramètres de liquidation',
-si ce paramètre n'a pas été saisi, IMAG'IN recherche
le premier bureau de gestion qui gère l'examen, ayant un utilisateur
rattaché à l'UAD de la session d'examen de l'état
de frais pour lequel la rubrique 'Intitulé' de l'onglet 'Bureau
de Gestion' est renseigné ou l'image de la signature de l'onglet
'Edition' est présente.
Avant d'exporter des frais de déplacement vers DT/CHORUS
et avant d'ouvrir les missions pour convocation par les centres,
il convient de s'assurer du bureau de gestion qui sera trouvé
et des informations saisies.