Domaine d'examen : vous pouvez préciser le domaine examen, la liste Session d'examen restituera uniquement les sessions du domaine concerné.
 Session d'examen : vous devez la choisir dans la liste déroulante.
 Convocation des réservistes au grand oral : ce critère est proposé uniquement pour le domaine "BGT" et est pris en compte s'il s'agit de l'épreuve du Grand Oral.
 Edition de la spécialité pivot du grand oral (si BCG), ou Edition des spécialités du grand oral (si BTN) : ce critère est proposé uniquement pour le domaine "BGT". Dans le cadre de l'épreuve du Grand Oral cette option permet de choisir si ces informations de spécialités doivent ou non être présentes sur la convocation.
 Convocation individuelle : Oui ou Non, si vous choisissez 'Oui', vous sélectionnerez les intervenants dans l'onglet 'Convocations individuelles'.
 Envoi à l'adresse personnelle : Oui ou Non, ce paramètre est affiché uniquement pour IMAG'IN Centrale. Si vous choisissez 'Oui', pour chacun des intervenants concernés par le traitement de convocations, l'adresse imprimée sera l'adresse personnelle.
 Edition contrôle :  Oui ou Non. L'édition de contrôle vous permet de vérifier l'affectation des intervenants. Vous pouvez lancer autant d'éditions de contrôle que nécessaire avant la convocation officielle, le traitement pour contrôle ne génère aucune mise à jour en base de données.
 Sélection des missions à éditer : 2 options possibles :
   - Uniquement les missions sélectionnées : les misions seront sélectionnées via l'onglet 'Critères de sélection',
   - Toutes les missions de l'intervenant, dans ce cas de figure, vous renseignez une période afin de sélectionner les missions comprises dans une fourchette de dates.
Edition des missions annulées : Vous choisissez d'éditer ou non les missions annulées. Une mission est marquée comme annulée si elle figurait sur une convocation précédente et qu'elle a été désaffectée ensuite.
Edition texte entête de convocation : Vous pouvez choisir l'un des messages d'entête de convocation prévus pour la session d'examen.
Edition texte fin de convocation : Vous pouvez choisir l'un des messages de pied de convocation prévus pour la session d'examen. Ce texte est édité avant le pavé 'signature'
Edition texte bas de convocation : Vous pouvez choisir l'un des textes de bas de convocation tous examens confondus. Ce texte est édité après le pavé 'signature'.
Edition de la mention pour les missions déjà éditées : Oui ou Non, vous choisissez ou non d'éditer une mention spécifique indiquant si la mission annule, remplace ou rappelle une mission déjà éditée sur une précédente convocation.
Détaillons les différents cas de figure :
- si la mention 'MISSION ANNULEE' est éditée, cela indique que la mission n'est plus affectée à l'intervenant,
- si la mention éditée est 'Rappelle la mission de la convocation n° xx ', cela signifie que la mission est toujours affectée à l'intervenant,
La dernière mention pouvant être éditée est la suivante : 'Remplace la mission de la convocation n° XX ', elle indique que la mission est toujours affectée à l'intervenant mais qu'une donnée d'affectation a été modifiée entre les 2 traitements de convocation.
Echelle de date des commissions : Pour une affectation en commission, vous choisissez d'éditer les dates par journée, demi journée, en une seule date ou sans regroupement de dates. A noter que cette dernière option permet de faire figurer les codes des commissions d'affectation de l'intervenant vis-à-vis de leurs dates de déroulement
Edition du nombre de candidats dans une commission : Toujours concernant une affectation en commission, vous choisissez d'éditer ou non :
 - le nombre de candidats total dans la commission,
 - le nombre de candidats par date
 - ou encore le nombre de candidats par jury.
A noter : cas d'une affectation en dates spécifiques d'une commission dont la durée s'étale sur plusieurs jours, avec des intervalles de dates définis, chacun renseigné du nombre de candidats : le nombre de candidats affiché sur la convocation tiendra compte de leur répartition si les dates d'affectation correspondent à celles définies pour la commission.
Génération d'un fichier PDF :
si ce paramètre est positionné à 'PAR ETABLISSEMENT' ou 'PAR INTERVENANT' : le traitement de convocation génère des fichiers PDF par établissement ou intervenant. Ceci afin de vous permettre un éventuel envoi des convocations par mèl aux établissements/intervenants.
A noter que si la génération d'un pdf par établissement est demandée, si des convocations sont à envoyer à l'adresse personnelle des intervenants, elles sont regroupées dans un fichier PDF nommé 'sansETABx.pdf'.
si ce paramètre est positionné à 'GLOBAL' : un seul fichier de convocations est généré au format PDF.
Envoi automatique des convocations :
Ce paramètre est actif lorsque la génération de fichier PDF par établissement ou par intervenant est sélectionnée. S'il est positionné à 'OUI', les fichiers PDF de convocations sont envoyés automatiquement par mél aux établissements/intervenants. Les méls sont adressés à partir de l'adresse mél du gestionnaire qui planifie le traitement de convocation, cette adresse est affichée, il s'agit de son adresse mél pour convocation ou à défaut de son adresse mél LDAP.
Convocation en copie à l'établissement :
Ce paramètre est actif lorsque les convocations sont envoyés par mail aux intervenants ('Génération d'un fichier PDF' : 'par intervenant', et 'Envoi automatique des convocations' : 'Oui'), s'il est positionné à 'Oui' l'établissement de l'intervenant est en copie du mail adressé à l'intervenant ainsi que de la liste d'accompagnement. Si l'adresse email de l'intervenant ne permet pas de lui envoyer la convocation, la copie de celle-ci est tout de même transmise à son établissement, avec un message d'avertissement signalant que l'intervenant n'a pas pu recevoir sa copie.
Demande accusé de réception :
Lorsque l'envoi automatique des convocations aux intervenants est demandé, une demande d'accusé-réception peut accompagner le mail afin que l'intervenant puisse confirmer la bonne réception de sa convocation. Il suffit pour cela de valider à "oui" le paramètre "Demande accusé de réception". L'activité "Relance demande accusé de réception de convocation" permet de suivre les retours, voire relancer une demande d'accusé de réception au besoin.
adresse email du gestionnaire :
Lorsque les convocations sont envoyées par mail aux intervenants ('Génération d'un fichier PDF' : 'par intervenant', et 'Envoi automatique des convocations' : 'Oui'), cet indicateur est renseigné par l'adresse mail du gestionnaire à l'origine de la convocation. Cette adresse est utilisée comme identifiant de l'expéditeur du mail contenant la (les) convocation (s). Le message mail est signé (nom, prénom) par le gestionnaire.
Edition texte mèl automatique :
Ce paramètre est actif lorsque le paramètre 'Envoi automatique des convocations ' est positionné à 'OUI'. Dans ce cas vous devez sélectionner le corps de mèl qui sera intégré dans le courriel envoyé aux établissements/intervenants.
Fichier PDF à joindre :
Ce paramètre est actif lorsque le paramètre 'Envoi automatique des convocations ' est positionné à 'OUI'. Dans ce cas vous pouvez "choisir un fichier de format .PDF" (bouton), de taille inférieure à 1000Ko, et le "Charger" afin qu'il soit joint dans le courriel envoyé aux établissements/intervenants. Le bouton "Annuler" permet de supprimer le fichier chargé. Il est possible de joindre plusieurs documents. Il est à noter qu'avant d'être chargé, ce fichier est analysé par un antivirus.

Il s'agit d'éditer un historique des convocations pour contrôle : ces convocations éditées sont alors des "duplicata" s'il s'agit d'une session ouverte, des "archives" s'il s'agit d'une session fermée.
Les paramètres d'édition sont ceux utilisés lors de la génération des convocations : coordonnées du gestionnaire, date d'édition, texte d'entête et fin de convocation, édition ou non du nombre de candidats, etc ...
Seule la session d'examen est à paramétrer.