Import des missions à partir de CYCLADES
 
Cette activité permet :

  • d'importer les jurys (1er et 2nd groupe) et de générer à partir des données des jurys définies dans CYCLADES:
       - les missions de délibération de jury du 1er groupe (missions de type DL, CYDL avec la liste des jurys, et pour chaque jury le nombre de candidats, la date et l'heure de début du jury et la liste des établissements d'origine de ces candidats,
       - les missions de délibération du second groupe (DL2 pour le BGT et le BCP, CYDL2 pour les concours à deux groupes de décision gérés dans CYCLADES) à partir des données des jurys définies dans CYCLADES pour le 2nd groupe.
    Une mission de délibération (type mission DL, CYDL, DL2 ou CYDL2) est générée par centre de délibération (ou par centre, spécialité). A noter que pour un même centre, si deux jurys sont présents sur deux périodes, alors deux missions de délibération sont générées.

  • d'importer éventuellement les commissions de correction et d'interrogation de CYCLADES et de générer les missions de correction et d'interrogation à partir de ces commissions. En effet depuis la version v15.2.0 l'import de ce type de missions est "automatique" lors du rafraichissement de session depuis Cyclades (voir aide contextuelle "Ouverture de session à partir Cyclades")
    - Une mission par session examen, spécialité, épreuve-option et lieu de mission avec le type mission déclaré dans un groupement de mission.
    Rappel : l'import des missions des épreuves pratiques d'évaluation des compétences expérimentales "PRECE" est effectué lors du traitement d'ouverture/rafraîchissement de session.

  • de générer les missions de travaux administratifs ou de surveillance à partir del'affectation en centre épreuve et salle d'examen dans CYCLADES

  • d'importer les établissements référencés centre de déroulement, centre de notation, centre de délibération, centre d'affichage ou établissement d'inscription dans CYCLADES et n'existant pas dans IMAG'IN, ils sont créés avec la catégorie "ETABLISSEMENT ISSU CYCLADES" et le sigle "*".
    Si l'établissement à créer est un établissement local (créé dans la base session CYCLADES et caractérisé par le 7e caractère du code établissement égal à 'S'), et que son code établissement existe déjà dans IMAG'IN avec une dénomination différente, alors il est créé avec un nouveau code (la dernière lettre du code est incrémentée, exemple : code CYCLADES 035002SL 'Tennis Municipal', dans IMAG'IN le code sera égal à 035002SM, car le code 035002SL correspond à 'Piscine municipale').


    • Informations session 2021 :
    à partir de la session 2021, la délibération du BGT et du BCP est dissociée du passage des épreuves, d'où deux missions dans IMAGIN:
    - Missions d'interrogation orale des épreuves du 2nd groupe
    - Missions de délibérations du 2nd groupe.
    Les missions d'interrogations seront générées à partir des affectations sur l'épreuve orale de contrôle, T099-3 pour le BGT, RCT-0 pour le BCP effectuées dans Cyclades :
    - Les candidats sont affectés en centre d'épreuve du 2nd groupe dans Cyclades.
    - Si affectation en commission dans Cyclades, les commissions sont envoyées à IMAOCE par l'extraction Cyclades Organisation.
    - Si pas d'affectation en commission dans Cyclades, les commissions sont fabriquées et envoyées à IMAOCE par l'extraction Cyclades Organisation.
    - Les missions sont générées dans IMAGIN: type de mission « Commission d'interrogation » pour l'épreuve « 1-T020-1».

    A noter qu'à partir de la session 2021 : si vous souhaitez utiliser les missions de type "DL" à l'affectation de sous-jury, vous pouvez créer une mission de délibération de type "JDF" afin d'affecter les intervenants à la délibération finale. Les accès au portail délibération restent réservés aux intervenants convoqués "Vice-Président" et "Président de jury" pour les deux types de missions.

    Au préalable :
    Dans IMAG'IN, avant de lancer le traitement d'import,l'étape de gestion 'Affectations en commissions de correction terminées' doit être validée dans CYCLADES et dans IMAG'IN, les données 'Organisation/Affectation' de CYCLADES doivent être extraites via l'activité ' 'Extraction CYCLADES' (paramètre 'Type d'extraction' : 'Organisation').

  • pour le type Correction de copies
       - vous devez impérativement avoir défini par statut/type ou épreuve-option un groupement de missions permettant d'identifier le type de mission à générer ouvrant droit à rémunération,
       - vous devez avoir renseigné les dates de déroulement des corrections de copies,
       - si au préalable, une liste de type de missions a été définie pour la session, alors le type de mission y sera intégré automatiquement.

  • pour le type Commission d'interrogation :
       - vous devez impérativement avoir défini par statut/type ou épreuve-option un groupement de missions permettant d'identifier le type de mission à générer ouvrant droit à rémunération,
       - si au préalable, une liste de type de missions a été définie pour la session, alors le type de mission y sera intégré automatiquement.

  • pour le type Jury de délibération :
       - vous renseignez éventuellement les dates de déroulement des missions DL, IN, ou DL2 si celles-ci ne sont pas renseignées dans CYCLADES,
          - si au préalable, une liste de type de missions a été définie pour la session, alors le type de mission y sera intégré automatiquement.

  • pour le type Autre type de mission :
       - vous devez avoir défini les types de mission de travaux administratifs et surveillance ouvrant droit ou non à rémunération,
       - vous sélectionnez le type de mission à importer,
       - si au préalable, une liste de type de mission a été définie pour la session examen (via l'activité "Type de mission par session examen"), alors ne sont proposés que les types correspondants à cette liste. Sinon, tous les types de missions existants dans la nomenclature sont proposés.
       A savoir: cette liste déroulante exclut les types de missions DL, DL2, ainsi que ceux pour lesquels sont associés les types de rémunération "Correction de copies", "Epreuves orales", "pratiques", "conception de sujet".


    • Sachez que : les missions portant sur des épreuves de remplacement sont générées si les épreuves remplacées "notées dans Santorin" ont un sujet commun. Ces épreuves sont identifiées dans le traitement par les clés commission qui doivent être identiques.

    Noter que :
     - vous disposez de l'activité 'Date et Observation par type de mission' du menu 'Mission' sous menu 'Gestion des missions' pour définir des dates dans IMAGIN.
    - vous disposez de l'activité 'Groupement par épreuve-option' du menu 'Mission' sous menu 'Gestion des missions' pour définir un groupement de mission.
    - le type de rémunération associé au type de mission via l'activité 'Groupement par épreuve-option' doit être cohérent avec la session d'examen : les frais de jury des examens et concours sont régis par le décret 2010 (voir aide de l'activité 'Mission' pour plus de détail).
    - il n'est pas possible de générer des missions pour une épreuve-option à partir de CYCLADES s'il existe déjà une mission d'origine IMAG'IN pour même examen, même spécialité, même centre, même épreuve : le traitement est interrompu pour l'épreuve-option.

    La barre d'outils propose les différents boutons d'actions disponibles.

    Recherche des sessions CYCLADES

    Si vous souhaitez travailler sur une ou plusieurs base(s) session CYCLADES la saisie des critères de recherche vous permet de les sélectionner.

     Liste des sessions examen

    La liste des bases sessions sélectionnées selon les critères de recherche est affichée. La sélection d'une ligne permet d'afficher les options d'importation et les informations de la session sous 2 onglets.

      Les onglets

    Importation

    Il s'agit de définir le type d'importation que vous souhaitez réaliser.

     Période

    Cette liste déroulante vous permet de choisir la période si la session en possède au moins une (session issue de CYCLADES avec période).
    La période correspond à la session normale ou la session de remplacement pour les examens.
    Elle correspond à l'admissibilité ou l'admission pour les concours.
    Pour plus de précisions, nous vous invitons à consulter le document Interface CYCLADES/IMAG'IN.


     Option d'importation

  • Vous choisissez Remplacer s'il existe déjà des informations relatives aux types de mission sélectionnés et que vous souhaitez les supprimer et les remplacer.
    • Noter que :
    si des missions ont déjà des affectations, elles ne sont pas supprimées mais seulement mises à jour.
    - si le type de mission choisi est 'Jury de délibération' : les jurys existants sont supprimés puis importés de nouveau sauf ceux référencés dans des missions de délibération ou autres (ex : réunion d'entente d'origine IMAG'IN) déjà affectées,
    - si le type de mission choisi est 'Correction de copies' ou 'Commission d'interrogation' : les missions existantes sont supprimées sauf si ces missions sont déjà affectées.

  • Vous choisissez l'option Compléter pour mettre à jour des informations relatives aux types de mission sélectionnés : les données déjà connues dans IMAG'IN sont mises à jour, et les nouvelles données sont ajoutées.


    • Type de mission

    Vous précisez également les types de missions qui seront générés à partir des données d'affectations de CYCLADES.

    Noter que :
    - vous choisissez Jury de délibération s'il s'agit d'un examen pour lequel il y a délibération (BG, BTN, BCP, BTS,CAP ....). Dans ce cas les jurys sont importés avec génération des missions de type DL,DL2. A noter que si l'heure de début de mission est postérieure à 12h, alors la durée de la mission est positionnée à une demi-journée.
    Important : la génération ne se fait que si les jurys sont affectés en centre dans CYCLADES.
    - vous choisissez Jury sans mission s'il s'agit d'un examen pour lequel il n'y a pas de délibération (DNB, EA...). Dans ce cas les jurys sont importés sans génération des missions de délibération.
    - si vous choisissez Correction de copies ou Commission d'interrogation, vous allez sélectionner les épreuves-options pour lesquelles vous souhaitez importer les commissions et générer les missions. Le type mission est celui défini dans le groupement de missions ayant un type de rémunération pour l'épreuve-option ou le statut-type.
    - si vous choisissez Autre type de mission, vous choisissez le type de mission à générer (la liste pour choix propose les types de mission de travaux administratifs et surveillance ouvrant droit à rémunération autorisés pour la session d'examen ou concours et les types de mission non rémunérés), ensuite vous allez sélectionner les épreuves-options pour lesquelles vous souhaitez générer les missions.


    Echelle de date des commissions

    Si vous demandez la gérération de mission de type Correction de copies ou Commission d'interrogation, vous devez préciser comment vous souhaitez récupérer les dates des commissions CYCLADES dans IMAG'IN :

  • Pour les concours vous devez choisir :
    - soit par demi-journée (1/2 journée après midi : à partir de 13h00)
    - soit par journée
  • Pour les examens, l'échelle de date des commissions importées concerne les épreuves orales, pratiques ou aide au déroulement, elle peut être égale à :
    - "demi-journée",
    - "par journée" pour les épreuves pratiques des examens, cette option peut être utilisée pour répondre à des cas particuliers comme par exemple une durée d'épreuve > à une demi-journée, ou des commissions d'après- midi commençant avant 13h00,
    - "pas de regroupement", pour les épreuves orales et aides au déroulement, ce critère permet de générer des missions de durée "réelle", soit la durée de l'épreuve, ou, pour l'épreuve orale, valeur calculée à partir de la durée épreuve par candidats multipliée du nombre de candidats interrogés sur la commission.

    • Noter que :
     - le nombre de candidats associés aux commissions tient compte de l'échelle de date.

    Nous vous invitons à consulter le document Interface CYCLADES/IMAG'IN pour comprendre comment est initialisée la date des commissions.

    Liste des épreuves options pour l'import

    Si vous avez choisi de générer les missions de type ' Correction de copies' ou' Commission d'interrogation', ou encore 'Autre type de mission' , vous indiquez les épreuves-options pour lesquelles vous souhaitez générer les missions.

    Sachez que pour une épreuve option donnée, si vous voulez générer des missions de correction ou d'interrogation et des missions de type travaux administratifs ou surveillance au même moment, vous devez planifier 2 traitements d'imports différents successivement.     En effet les contrôles sur l'avancement des travaux d'affectation dans CYCLADES sont différents :
    pour générer les missions de correction ou d'interrogation, si pour une épreuve option l'affectation en commission n'est pas terminée dans CYCLADES, cette épreuve option n'est pas traitée. Cela est signalé dans le compte rendu du traitement.

    Informations sur la session sélectionnée

    Vous trouvez les informations concernant la session sélectionnée.
    Vous pouvez comparer les nombres de jurys, de commissions de correction et d'interrogation importés dans IMAG'IN avec les nombres de jurys, de commissions de correction et d'interrogation qui existent dans la base intermédiaire IMAOCE alimentée à partir des données d'affectation de CYCLADES.

    Après le choix des options d'importation, vous cliquez sur le bouton Planifier pour lancer le traitement d'import des missions à partir de CYCLADES.
    Vous choisissez alors le moment d'exécution de ce traitement dans la fenêtre de planification.
    Pour contrôler le bon déroulement de cette importation, vous consultez le compte-rendu via l'activité 'Suivi des tâches planifiées'. Celui-ci fait état des options d'importation que vous avez sélectionnées ainsi que des éventuels messages d'anomalies.